Bezpieczna konwersja PDF pod kontrolą Twojego zespołu
Wyciągi, faktury i zestawienia zawierają dane, do których dostęp powinny mieć uprawnione osoby. Zmieniam łączy konwersję dokumentów z kontrolą ich obiegu. Demo odczytuje PDF w przeglądarce, a plan Firma dodaje role, SSO, ustawianą retencję plików, dziennik zdarzeń i umowę powierzenia danych.
Jak działa bezpieczna konwersja PDF?
Dokumenty przesyłane w abonamencie korzystają z szyfrowanego połączenia, a dostęp do nich wynika z uprawnień konta. Przed dodaniem pliku upewnij się, że możesz przetwarzać zawarte w nim dane i udostępnić je w wybranym obszarze pracy.
Demo przygotowuje podgląd lokalnie w przeglądarce dla PDF z warstwą tekstową. Nie wysyła treści pliku do serwera konwersji. Zapis konta jest osobnym krokiem i obejmuje dane zapisu, a nie dołączenie PDF do adresu e-mail.
- Demo obejmuje dokument do 10 MB i 20 stron.
- Pliki próbne pozwalają sprawdzić odczyt wyciągu, faktury i cennika bez używania dokumentu klienta.
- OCR dla skanów jest funkcją planów Start, Biuro i Firma.
- Przed importem wyniku sprawdzasz zgodność kolumn, kwot i sum ze źródłem.
Jak kontrolować przechowywanie dokumentów?
Sprawdź zasady retencji przypisane do konta przed przesłaniem pliku. Plan Firma pozwala ustawić okres przechowywania dokumentów zgodnie z potrzebami zespołu i zasadami obowiązującymi u Twoich klientów.
Retencja dotyczy plików źródłowych i wyników konwersji. Pobierz potrzebny wynik przed końcem okresu przechowywania. Zmieniam służy do przetwarzania dokumentów, a przechowywanie wymaganej dokumentacji księgowej organizujesz we własnym archiwum.
Usunięcie pliku ogranicza dalsze przechowywanie jego treści, ale nie przywraca zużytego limitu stron. Dane konta, faktury i informacje potrzebne do ustalenia roszczeń podlegają odrębnym zasadom opisanym w polityce prywatności.
Kto ma dostęp do dokumentów firmy?
Dostęp wynika z przypisania użytkownika do konta i jego uprawnień. Plan Firma dodaje role i uprawnienia, dzięki którym administrator konta dopasowuje dostęp do zadań poszczególnych osób.
Każda osoba powinna korzystać z własnego dostępu. Po zmianie obowiązków lub zakończeniu współpracy odbierz zbędne uprawnienia. Foldery klientów w planach Biuro i Firma porządkują dokumenty, natomiast role w planie Firma służą do zarządzania zakresem dostępu.
- Start obejmuje 1 stanowisko.
- Biuro obejmuje 5 stanowisk.
- Firma obejmuje 25 stanowisk oraz role i uprawnienia.
Jak skonfigurować logowanie SSO w planie Firma?
Połącz konto firmowe z firmowym systemem logowania w standardzie SAML, przypisz osoby i sprawdź dostęp przed objęciem zespołu nowym sposobem logowania. Konfigurację wykonujesz samodzielnie w ustawieniach planu Firma.
- Otwórz ustawienia SSO i wybierz konfigurację SAML.
- Przenieś dane konfiguracji pomiędzy Zmieniam a firmowym systemem logowania zgodnie z instrukcją w ustawieniach.
- Przypisz uprawnione osoby po stronie firmowego systemu i określ ich role w Zmieniam.
- Sprawdź logowanie na koncie uprawnionej osoby oraz zachowanie dostępu administracyjnego.
- Po sprawdzeniu konfiguracji udostępnij logowanie zespołowi i odbierz dostęp osobom, które go nie potrzebują.
Nie przesyłaj danych uwierzytelniających ani konfiguracji dostępu w zwykłej korespondencji z pomocą.
Jak podłączyć API i skrzynkę do przesyłania PDF?
W planie Firma konfigurujesz dostęp API oraz skrzynkę do przesyłania PDF mailem w ustawieniach konta. Integracja korzysta z limitu stron tego samego planu, co konwersja wykonywana bezpośrednio w serwisie.
- Otwórz ustawienia integracji i przygotuj dostęp API dla wybranego procesu.
- Przechowuj dane dostępu w zabezpieczonej konfiguracji swojego systemu, poza treścią dokumentów i publicznym kodem.
- Prześlij dokument do konwersji, sprawdź status przetwarzania i odbierz wynik zgodnie z instrukcją API dostępną na koncie.
- Porównaj wynik ze źródłem, zanim włączysz integrację do stałego obiegu dokumentów.
- Skonfiguruj przesyłanie PDF na skrzynkę przypisaną do konta i sprawdź, czy pliki trafiają do właściwego obiegu.
- Po zmianie integracji lub podejrzeniu ujawnienia dostępu unieważnij dotychczasowe dane uwierzytelniające.
Ustal, kto odpowiada za integrację, pobieranie wyników i kontrolę zużycia limitu. Przesyłanie plików przez API lub skrzynkę nie zastępuje ustawienia retencji ani nadania uprawnień zespołowi.
Co daje dziennik zdarzeń i SLA w planie Firma?
Dziennik zdarzeń wspiera kontrolę działań na koncie, a plan Firma obejmuje SLA 99,9 procent. Warunki pomiaru dostępności i obsługi zdarzeń określa SLA przypisane do abonamentu.
Przeglądaj zdarzenia przy zmianach uprawnień i wyjaśnianiu problemów z dostępem. SLA dotyczy dostępności usługi, natomiast poprawność odczytu dokumentu oceniasz na podstawie podglądu i porównania ze źródłem.
Kiedy potrzebujesz umowy powierzenia danych?
Gdy przekazujesz do przetwarzania dokumenty z danymi osobowymi, ustal swoją rolę i podstawę ich udostępnienia. Plan Firma obejmuje umowę powierzenia danych, która porządkuje zakres i zasady przetwarzania dokumentów na Twoje polecenie.
Biuro rachunkowe sprawdza także, czy umowa z klientem pozwala na dalsze powierzenie danych. Przed przesłaniem dokumentów zapoznaj się z umową powierzenia i zasadami retencji. Dane konta i rozliczeń administrator serwisu zmieniam.pl przetwarza odrębnie od treści dokumentów powierzonych do konwersji.
Szczegóły praw użytkownika opisuje polityka prywatności, a zasady korzystania z usługi i limitów zawiera regulamin.
Jak zgłosić podejrzenie nieuprawnionego dostępu?
Napisz na [email protected], wskazując konto, opis zdarzenia i moment jego zauważenia. Nie dołączaj kodów logowania, danych uwierzytelniających ani dokumentów klientów.
Jeśli masz dostęp administracyjny, odbierz podejrzane uprawnienia lub unieważnij dostęp integracji. Opisz wykonane działania, aby ułatwić wyjaśnienie sprawy.
Dobierz kontrolę dostępu do obiegu dokumentów
Sprawdź konwersję PDF na Excel w cenniku. Wybierz plan Firma, gdy potrzebujesz ról, SSO, API, ustawianej retencji, dziennika zdarzeń, SLA i umowy powierzenia danych. Konto i konfigurację planu obsługujesz samodzielnie.