Polityka prywatności serwisu Zmieniam

Dane konta i dane w dokumentach

Administrator serwisu zmieniam.pl ustala cele i sposoby przetwarzania danych potrzebnych do obsługi konta, bezpieczeństwa, kontaktu i rozliczeń. W tym zakresie działa jako administrator danych osobowych zgodnie z rozporządzeniem o ochronie danych osobowych, dalej RODO.

Treści PDF i wyników konwersji mogą zawierać dane, dla których administratorem jest klient albo podmiot, na rzecz którego klient działa. Gdy Zmieniam przetwarza te dane na udokumentowane polecenie klienta, działa jako podmiot przetwarzający. Zakres, czas, cel, rodzaje danych, kategorie osób i obowiązki stron określa umowa powierzenia danych. Plan Firma obejmuje taką umowę.

Przed przesłaniem dokumentów klient ustala podstawę przetwarzania oraz uprawnienie do ich powierzenia. Jeśli działa jako podmiot przetwarzający dla swojego klienta, sprawdza zasady dalszego powierzenia. Polityka prywatności nie zastępuje umowy powierzenia ani upoważnienia do korzystania z cudzych danych.

Jakie dane przetwarza serwis?

Zakres zależy od tego, czy korzystasz tylko z demo, zakładasz konto, kupujesz abonament czy kontaktujesz się z pomocą. Podawaj tylko dane potrzebne do wybranej czynności.

• Dane konta obejmują adres e-mail, informacje o potwierdzeniu adresu, wyborze planu, dostępie do konta i jego ustawieniach.
• Dane weryfikacji obejmują informacje o ważności kodu, liczbie prób i potwierdzeniu adresu. Do weryfikacji wykorzystywany jest skrót kodu.
• Dane rozliczeniowe obejmują dane nabywcy przekazane do faktury, plan, okres abonamentu, kwoty, status płatności i identyfikatory rozliczeń.
• Dane techniczne obejmują adres IP, informacje o przeglądarce, moment wykonania czynności, stan sesji i zdarzenia bezpieczeństwa.
• Dane źródła zapisu obejmują miejsce otwarcia zapisu, stronę odsyłającą i parametry oznaczenia kampanii obecne w adresie wejścia. Z demo mogą pochodzić informacje o typie dokumentu i liczbie stron, bez treści PDF.
• Dane korespondencji obejmują adres nadawcy, treść wiadomości oraz informacje przekazane do rozwiązania sprawy.
• Dane zespołu i integracji obejmują przypisanie do konta, role, uprawnienia i konfigurację funkcji wybranego planu.
• Dane dokumentów w abonamencie obejmują pliki źródłowe, odczytane dane, wyniki konwersji i metadane potrzebne do wykonania usługi oraz rozliczenia limitu.

Nie umieszczaj w nazwach plików ani parametrach adresów informacji poufnych, jeśli nie są potrzebne do wykonania usługi. Nie przesyłaj w korespondencji danych karty, kodów logowania ani danych dostępu do integracji.

Co dzieje się z plikiem w demo?

Odczyt PDF i przygotowanie podglądu odbywają się lokalnie w przeglądarce. Treść pliku nie jest przesyłana do serwera konwersji. Demo obejmuje PDF z warstwą tekstową do 10 MB i 20 stron, a skany odczytuje OCR w abonamencie.

Wybranie pliku próbnego pozwala sprawdzić działanie bez używania dokumentu klienta. Zapis konta jest osobną czynnością, w której przekazujesz adres e-mail i dane zapisu. Informacja o typie dokumentu lub liczbie stron nie jest równoznaczna z przekazaniem treści pliku.

Lokalne dane demo pozostają pod kontrolą przeglądarki i urządzenia użytkownika. Przy pracy na współdzielonym urządzeniu zakończ sesję i usuń lokalne dane przeglądarki, jeżeli wymaga tego polityka Twojej organizacji.

Konto i realizacja abonamentu

Adres e-mail, potwierdzenie konta, ustawienia usługi i dane zamówienia są przetwarzane w celu podjęcia działań przed zawarciem umowy i wykonania umowy. Podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO w zakresie, w jakim osoba jest stroną umowy. Dane przedstawicieli i użytkowników klienta są przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO, czyli prawnie uzasadnionego interesu polegającego na obsłudze umowy z klientem i jego upoważnionych osób.

Płatności i dokumentacja rozliczeń

Dane potrzebne do wystawienia faktury, prowadzenia dokumentacji i wykonania obowiązków podatkowych są przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO, czyli obowiązku prawnego. Dane potrzebne do przyjęcia płatności i obsługi abonamentu są również przetwarzane w celu wykonania umowy.

Bezpieczeństwo i ochrona roszczeń

Dane techniczne, informacje o próbach weryfikacji, sesjach i zdarzeniach są wykorzystywane do ochrony kont, ograniczania nadużyć, diagnozowania błędów oraz ustalania, dochodzenia lub obrony roszczeń. Podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Uzasadnionym interesem jest zapewnienie bezpieczeństwa i prawidłowego działania usługi oraz ochrona praw stron.

Kontakt i źródło zapisu

Dane z wiadomości są przetwarzane w celu odpowiedzi i rozwiązania sprawy na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO, jeśli dotyczą umowy z nadawcą, albo art. 6 ust. 1 lit. f RODO, gdy chodzi o uzasadniony interes polegający na prowadzeniu korespondencji i obsłudze zapytań.

Informacje o źródle zapisu pomagają ustalić kontekst zainteresowania usługą i ocenić skuteczność stron prowadzących do zapisu. Podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Nie uzasadnia to stosowania opcjonalnych mechanizmów śledzenia bez zgody, gdy prawo jej wymaga.

Zgoda i wiadomości o usłudze

Kod potwierdzający, informacje o koncie, zamówieniu i wykonaniu usługi są wiadomościami związanymi z jej obsługą. Założenie konta nie oznacza zgody na dowolną komunikację marketingową. Jeśli przetwarzanie lub przesyłanie informacji wymaga zgody, jest ona zbierana odrębnie i może być wycofana bez wpływu na zgodność z prawem wcześniejszych działań.

Które dane są potrzebne do usługi?

Podanie adresu e-mail jest dobrowolne, ale konieczne do założenia i potwierdzenia konta. Dane wymagane do rozliczenia są potrzebne do zamówienia abonamentu i wystawienia faktury. Bez danych niezbędnych do danej czynności nie można jej wykonać.

Dane otrzymujemy od osoby korzystającej z serwisu, od upoważnionego administratora konta klienta, z korespondencji i z czynności wykonywanych w serwisie. Informacje o statusie płatności pochodzą również od operatora płatności. Dane osób wymienionych w dokumentach pochodzą od klienta przesyłającego dokument do konwersji.

Komu dane są udostępniane?

Dane mogą być przetwarzane przez dostawców usług potrzebnych do utrzymania serwisu i wykonania umowy, w zakresie odpowiednim do ich zadań. Dostęp osób działających w imieniu administratora jest ograniczony do zakresu potrzebnego do obsługi usługi.

• Dostawca infrastruktury i przechowywania danych obsługuje działanie serwisu.
• Dostawca poczty obsługuje wiadomości z kodem, informacje dotyczące konta i korespondencję.
• Operator płatności obsługuje zapłatę i informacje o statusie rozliczenia.
• Dostawca przetwarzania dokumentów może uczestniczyć w odczycie tekstu i przygotowaniu wyniku abonamentowej konwersji w zakresie przewidzianym umową powierzenia.
• Podmioty wspierające obsługę księgową lub prawną otrzymują dane potrzebne do wykonania ich zadań.

Podmioty przetwarzające działają na podstawie odpowiednich umów i instrukcji. Operator płatności lub inny odbiorca może działać jako odrębny administrator w zakresie własnych obowiązków prawnych. Dane mogą być ujawnione także wtedy, gdy wymaga tego obowiązujące prawo.

Ochrona przy przetwarzaniu poza EOG

Korzystanie z dostawców może wiązać się z przekazywaniem danych poza Europejski Obszar Gospodarczy. Jeżeli do takiego przekazania dochodzi, wymaga ono podstawy przewidzianej w RODO, takiej jak decyzja stwierdzająca odpowiedni stopień ochrony albo odpowiednie zabezpieczenia, w tym standardowe klauzule umowne i uzasadnione oceną ryzyka środki dodatkowe.

Informacje o przekazaniu dotyczącym Twoich danych, zastosowanej podstawie i sposobie uzyskania kopii zabezpieczeń otrzymasz pod adresem [email protected]. W przypadku danych powierzonych zasady korzystania z dalszych podmiotów przetwarzających określa umowa powierzenia.

Retencja dokumentów i wyników

Zasady retencji przypisane do konta są przedstawiane przed przesłaniem pliku. W planie Firma klient ustawia retencję plików. Pliki źródłowe i wyniki są przechowywane w celu wykonania usługi do upływu właściwego okresu lub wykonania uprawnionej dyspozycji usunięcia, z uwzględnieniem obowiązków wynikających z prawa i umowy powierzenia.

Po zakończeniu przetwarzania na polecenie klienta dane powierzone są usuwane lub zwracane zgodnie z umową powierzenia, chyba że prawo wymaga dalszego przechowywania. Ustawienia retencji plików nie wyznaczają okresu przechowywania faktur, danych konta ani informacji koniecznych do ochrony roszczeń.

Retencja konta i rozliczeń

Dane konta są przechowywane przez czas jego prowadzenia, a po zakończeniu korzystania tylko w zakresie potrzebnym do wykonania obowiązków prawnych i ochrony roszczeń. Dane niezbędne do rachunkowości i rozliczeń podatkowych są przechowywane przez okres wymagany przepisami.

Dane dotyczące roszczeń są przechowywane do upływu właściwego terminu przedawnienia, a w razie sporu do jego prawomocnego zakończenia i wykonania wynikających z niego obowiązków. Usunięcie konta nie powoduje usunięcia dokumentacji, która musi pozostać ze względu na prawo.

Retencja danych technicznych i korespondencji

Dane weryfikacji i sesji są przechowywane przez czas potrzebny do potwierdzenia konta, utrzymania sesji i ograniczania nadużyć. Dane techniczne i zdarzenia bezpieczeństwa są przechowywane przez czas potrzebny do diagnozy, ochrony usługi i wyjaśnienia zdarzeń, a dłużej tylko przy uzasadnionej potrzebie prawnej.

Korespondencja jest przechowywana przez czas obsługi sprawy, a potem w zakresie potrzebnym do wykazania jej przebiegu lub ochrony roszczeń. Informacje o źródle zapisu są przechowywane przez czas potrzebny do oceny źródła zapisu, a po ustaniu tego celu są usuwane lub pozbawiane powiązania z osobą. Dane oparte na zgodzie są przetwarzane do jej wycofania lub ustania celu, z możliwością zachowania informacji potrzebnej do wykazania udzielenia i wycofania zgody.

Jakie prawa przysługują w związku z danymi?

W granicach przewidzianych w RODO możesz żądać dostępu do swoich danych i ich kopii, sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania. Możesz też skorzystać z prawa przenoszenia danych, jeżeli przetwarzanie odbywa się w sposób zautomatyzowany na podstawie zgody lub umowy.

• Możesz wnieść sprzeciw z przyczyn związanych ze swoją szczególną sytuacją wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie.
• Możesz wnieść sprzeciw wobec przetwarzania danych do marketingu bezpośredniego, jeśli takie przetwarzanie ma miejsce.
• Możesz wycofać zgodę w dowolnym momencie, jeśli jest podstawą przetwarzania. Nie wpływa to na zgodność z prawem przetwarzania przed jej wycofaniem.
• Przysługuje Ci prawo wniesienia skargi w sprawie przetwarzania danych osobowych w trybie przewidzianym w RODO.

Usunięcie danych nie zawsze jest możliwe w całości, zwłaszcza gdy dalsze przetwarzanie wynika z obowiązku prawnego lub jest potrzebne do ochrony roszczeń. O podstawie i zakresie ewentualnego ograniczenia wykonania żądania otrzymasz informacje.

Jak złożyć wniosek dotyczący danych?

Napisz na [email protected] i opisz swoje żądanie. Jeżeli sprawa dotyczy konta, skorzystaj z przypisanego do niego adresu. Administrator może poprosić o informacje niezbędne do potwierdzenia tożsamości, w zakresie proporcjonalnym do wniosku.

Odpowiedź jest przekazywana bez zbędnej zwłoki i w terminach określonych w RODO. Jeżeli potrzebne jest przedłużenie terminu lub nie można wykonać żądania, otrzymasz informacje o przyczynie i przysługujących prawach.

Jeżeli żądanie dotyczy danych w dokumencie powierzonym przez klienta, decyzję o jego wykonaniu podejmuje właściwy administrator danych. Administrator serwisu zmieniam.pl wspiera obsługę takiego żądania zgodnie z umową powierzenia i przekazuje je właściwemu klientowi, jeśli jest to potrzebne.

Pliki cookies i pamięć przeglądarki

Serwis korzysta z mechanizmów sesji i pamięci przeglądarki w zakresie potrzebnym do działania funkcji, utrzymania logowania i ochrony przed nadużyciami. Niezbędne mechanizmy nie służą do kierowania reklam. Ograniczenie ich w przeglądarce może utrudnić logowanie i korzystanie z konta.

Opcjonalne mechanizmy analityczne lub marketingowe wymagające zgody mogą działać dopiero po jej uzyskaniu. Odmowa nie powinna blokować podstawowej usługi. Jeżeli takie mechanizmy są stosowane, informacje o ich celu, dostawcy i czasie działania są przedstawiane przy wyborze zgody, wraz z możliwością jej zmiany.

Ochrona dostępu i sposób wykorzystania wyników

Serwis stosuje szyfrowanie przesyłania danych, kontrolę dostępu i ograniczanie nadużyć. Plan Firma obejmuje role, SSO, dziennik zdarzeń i ustawianą retencję. Ochrona konta wymaga także zabezpieczenia skrzynki e-mail i nadawania dostępu tylko upoważnionym osobom.

Rozpoznawanie tabel i tekstu służy do przygotowania arkusza. Nie jest decyzją wywołującą wobec osoby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nią wpływającą. Serwis nie podejmuje takich decyzji wyłącznie na podstawie zautomatyzowanego przetwarzania i nie wykorzystuje w tym celu profilowania. Wynik dokumentu sprawdza użytkownik przed dalszym wykorzystaniem.

Informacje o przetwarzaniu

Pytania o dane, retencję lub wykonanie praw kieruj na [email protected]. Opisz zakres sprawy bez dołączania dokumentów klientów, kodów logowania i danych dostępu. Zasady umowy zawiera regulamin, a funkcje ochrony zespołu opisuje bezpieczna konwersja PDF.

Polityka jest zmieniana, gdy wymaga tego prawo lub sposób przetwarzania danych. Informacja o istotnych zmianach dotyczących użytkowników kont jest przekazywana na adres konta, z podaniem zakresu i daty obowiązywania zmian.