Regulamin serwisu Zmieniam

Przeznaczenie i podstawowe pojęcia

Zmieniam jest usługą zamiany PDF na arkusze XLSX i CSV, przeznaczoną dla firm, biur rachunkowych i osób korzystających z dokumentów w działalności zawodowej. Użytkownik to osoba korzystająca z serwisu, a klient to podmiot zawierający umowę abonamentową. Osoba działająca w imieniu klienta musi mieć uprawnienie do zawarcia umowy i przekazania dokumentów.

Konto umożliwia identyfikację użytkownika i obsługę usługi. Plan określa limit stron, liczbę użytkowników i funkcje abonamentu. Okres opłacony oznacza miesiąc albo rok, za który klient wnosi opłatę. Miesięczny okres wykorzystania limitu określa zużycie stron niezależnie od częstotliwości płatności.

Konwersja obejmuje odczyt tabel z wyciągów bankowych, faktur, cenników, raportów i zestawień. OCR oznacza rozpoznawanie tekstu ze skanów i zdjęć dokumentów. Usługa porządkuje kolumny i polskie liczby, ale wymaga sprawdzenia wyniku przed wykorzystaniem w rozliczeniach lub imporcie.

Dostęp do serwisu i pliki

Do korzystania z serwisu potrzebujesz przeglądarki internetowej obsługującej jego funkcje, połączenia z internetem oraz dostępu do skrzynki e-mail. Dostęp do konta wymaga obsługi mechanizmów sesji. Pliki muszą nadawać się do odczytu, a ich przesłanie nie może naruszać praw innych osób.

Czytelność skanu, orientacja strony, jakość obrazu i nietypowy układ tabeli mogą wpływać na wynik. Dokument zabezpieczony przed odczytem wymaga przygotowania przez osobę uprawnioną. Nie wolno przesyłać plików zawierających szkodliwe oprogramowanie ani treści bezprawnych.

Jednorazowe sprawdzenie konwersji

Demo działa w przeglądarce bez rejestracji i odczytuje PDF z warstwą tekstową do 10 MB i 20 stron. Treść pliku nie jest wysyłana do serwera konwersji. Możesz skorzystać z pliku próbnego wyciągu bankowego, faktury lub cennika.

Podgląd pokazuje pierwsze 8 wierszy wyniku. Działania wymagające konta, w tym przejście do pełnego wyniku i pobierania, otwierają zapis. Demo nie jest planem abonamentowym. OCR dla skanów jest funkcją planów płatnych.

Potwierdzenie adresu i zamówienie planu

Konto zakładasz przez podanie adresu e-mail, akceptację regulaminu i potwierdzenie adresu kodem z wiadomości. Kod składa się z 6 cyfr. Zadbaj o bezpieczeństwo skrzynki i nie udostępniaj kodów innym osobom. Samo założenie konta nie jest zamówieniem płatnego abonamentu i nie powoduje obciążenia płatniczego.

Umowę abonamentową zawierasz po wyborze planu i sposobu rozliczenia oraz potwierdzeniu zamówienia z obowiązkiem zapłaty. Przed potwierdzeniem otrzymujesz informacje o funkcjach, limitach, cenie netto, VAT, łącznej kwocie do zapłaty i zasadach odnowienia. Potwierdzenie warunków zamówienia otrzymujesz na adres konta.

Podawane dane konta i rozliczeń muszą być prawidłowe. Klient odpowiada za nadawanie dostępu swoim użytkownikom w ramach liczby osób przewidzianej w planie. Niezwłocznie odbiera uprawnienia osobom, które przestają być upoważnione.

Start

Start kosztuje 199 zł netto miesięcznie. Przy płatności rocznej cena wynosi 99,50 zł netto za miesiąc, a opłata za rok z góry wynosi 1 194 zł netto. Do cen doliczamy 23 procent VAT.

• 300 stron PDF w miesięcznym okresie wykorzystania i 1 stanowisko.
• PDF z warstwą tekstową i skany z OCR.
• Wyniki XLSX i CSV, łączenie plików w jeden arkusz oraz polskie formaty liczb.

Biuro

Biuro kosztuje 449 zł netto miesięcznie. Przy płatności rocznej cena wynosi 224,50 zł netto za miesiąc, a opłata za rok z góry wynosi 2 694 zł netto. Do cen doliczamy 23 procent VAT.

• 1 500 stron PDF w miesięcznym okresie wykorzystania i 5 stanowisk.
• Wszystkie funkcje planu Start.
• Przetwarzanie wsadowe do 50 plików, szablony kolumn i rozpoznawanie typu dokumentu.
• Eksport pod import do programów księgowych oraz foldery klientów.

Firma

Firma kosztuje 1 290 zł netto miesięcznie. Przy płatności rocznej cena wynosi 645 zł netto za miesiąc, a opłata za rok z góry wynosi 7 740 zł netto. Do cen doliczamy 23 procent VAT.

• 6 000 stron PDF w miesięcznym okresie wykorzystania i 25 stanowisk.
• Wszystkie funkcje planu Biuro.
• Role i uprawnienia, SSO w standardzie SAML, API oraz skrzynka do przesyłania PDF mailem.
• Ustawiana retencja plików, dziennik zdarzeń, SLA 99,9 procent i umowa powierzenia danych.

Szczegółowe warunki pomiaru dostępności i obsługi zdarzeń wynikają z SLA przypisanego do zamówienia. Plan Firma i jego konfiguracja są samoobsługowe.

Zasady liczenia stron

Limit obejmuje strony PDF przetworzone w miesięcznym okresie wykorzystania, także skany. Zużycie nie zależy od liczby przechowywanych plików ani wybranego formatu wyniku. Usunięcie pliku lub wyniku nie przywraca wykorzystanych stron.

Płatność roczna nie zmienia limitów miesięcznych w limit roczny do dowolnego wykorzystania. Przetwarzanie wsadowe, API i skrzynka do przesyłania PDF korzystają z limitu konta. Po wykorzystaniu limitu dalsza konwersja wymaga kolejnego okresu wykorzystania albo wyboru planu z odpowiednim limitem na warunkach przedstawionych przed zmianą.

Każda zmiana planu wymaga przedstawienia jej ceny, terminu rozpoczęcia i wpływu na limit. Samo wykorzystanie limitu nie stanowi zgody na dodatkowe obciążenie.

Rozliczenie z fakturą VAT

Abonament jest opłacany z góry za miesiąc albo za rok. Cena roczna podawana za miesiąc jest przeliczeniem opłaty za cały rok, a nie płatnością w ratach. Za płatność wystawiana jest faktura VAT na dane przekazane przez klienta.

Płatność obsługuje operator płatności. Dostępne sposoby zapłaty i łączna należność są widoczne przed zatwierdzeniem zamówienia. Administrator serwisu zmieniam.pl nie wymaga przesyłania danych karty w korespondencji.

Abonament odnawia się na kolejny okres zgodnie z warunkami potwierdzonymi przy zamówieniu, chyba że klient go anuluje. Zgoda na cykliczne obciążenia jest udzielana w procesie płatności. Brak skutecznej płatności może skutkować wstrzymaniem funkcji płatnych po zakończeniu opłaconego okresu.

Rezygnacja z odnowienia

Klient może anulować odnowienie w ustawieniach abonamentu lub zgłosić taką dyspozycję na [email protected]. Anulowanie jest skuteczne z końcem opłaconego okresu. Do tego czasu obowiązują funkcje i limity planu.

Anulowanie nie skraca opłaconego okresu. Nie przewidujemy zwrotów za niewykorzystaną część okresu ani niewykorzystany limit stron. Zasada ta nie ogranicza uprawnień wynikających z bezwzględnie obowiązującego prawa, w tym uprawnień związanych z nienależytym wykonaniem umowy.

Usunięcie konta jest odrębne od anulowania odnowienia. Przed zakończeniem korzystania pobierz potrzebne wyniki i złóż dyspozycję dotyczącą plików. Dane rozliczeniowe i informacje wymagane prawem mogą być przechowywane po zakończeniu umowy zgodnie z polityką prywatności.

Obowiązki klienta i prawa do dokumentów

Klient zachowuje prawa do swoich dokumentów i wyników. Udziela administratorowi serwisu zmieniam.pl uprawnienia do przetwarzania plików w zakresie potrzebnym do wykonania zleconej konwersji i obsługi konta. Nie przenosi praw do treści dokumentów.

Klient odpowiada za legalność przesłania danych, zakres udzielonych upoważnień i zgodność dalszego wykorzystania wyników z prawem. Nie wolno naruszać zabezpieczeń, uzyskiwać dostępu do cudzych kont, zakłócać pracy serwisu ani obchodzić limitów. Integracje muszą korzystać z przewidzianych do tego funkcji i uprawnień.

Oprogramowanie, oznaczenia i treści serwisu podlegają ochronie prawnej. Abonament daje prawo korzystania z usługi w zakresie planu, bez przeniesienia praw do jej oprogramowania.

Dokumenty przekazane do konwersji

Administrator serwisu zmieniam.pl przetwarza dane konta i rozliczeń jako administrator danych. Gdy konwersja dokumentów odbywa się na polecenie klienta i obejmuje powierzone dane osobowe, role stron i zasady przetwarzania określa umowa powierzenia. Plan Firma obejmuje taką umowę. Klient przed przesłaniem dokumentów zapewnia wymaganą podstawę i warunki powierzenia, także dalszego powierzenia, jeżeli działa w imieniu swojego klienta.

Zasady retencji przypisane do konta są przedstawiane przed przesłaniem dokumentu. Plan Firma pozwala ustawić retencję plików. Po upływie właściwego okresu pliki źródłowe i wyniki są usuwane zgodnie z zasadami retencji. Klient pobiera potrzebne wyniki przed ich usunięciem. Serwis nie zastępuje archiwum wymaganej dokumentacji księgowej.

Dyspozycje usunięcia danych są rozpatrywane z uwzględnieniem roli stron, obowiązków prawnych i potrzeby ochrony roszczeń. Zasady dotyczące danych konta, korespondencji, plików i praw osób opisuje polityka prywatności.

Sprawdzenie wyniku konwersji

Zmieniam wykonuje konwersję z należytą starannością. Jakość materiału źródłowego i sposób zapisania tabel mogą powodować błędy odczytu. Klient przed zaksięgowaniem lub importem porównuje wynik z PDF, w szczególności kwoty, znaki, daty, nagłówki i sumy.

Usługa nie stanowi porady księgowej, podatkowej ani prawnej i nie podejmuje decyzji o rozliczeniu dokumentu. Administrator odpowiada za wykonanie swoich zobowiązań na zasadach wynikających z umowy i obowiązującego prawa. Obowiązek sprawdzenia wyniku nie wyłącza odpowiedzialności za nienależyte wykonanie usługi.

Jak złożyć reklamację?

Wyślij reklamację na [email protected]. Podaj adres konta, opis problemu, okoliczności jego wystąpienia i oczekiwany sposób rozwiązania. Nie przesyłaj danych uwierzytelniających ani dokumentów klientów, jeżeli nie są potrzebne do wyjaśnienia sprawy.

Administrator analizuje zgłoszenie, w razie potrzeby prosi o informacje niezbędne do jego rozpatrzenia i przekazuje odpowiedź na adres korespondencji bez zbędnej zwłoki, z zachowaniem terminów wymaganych prawem. Zgłoszenie reklamacji nie wymaga rezygnacji z uprawnień wynikających z przepisów.

Naruszenie zasad i ochrona konta

W razie naruszenia regulaminu administrator może wezwać do zaprzestania naruszenia i wyznaczyć odpowiedni termin na jego usunięcie. Dostęp może zostać ograniczony w zakresie niezbędnym do ochrony danych i serwisu, a przy bezpośrednim zagrożeniu ograniczenie może nastąpić niezwłocznie.

Klient otrzymuje informacje o przyczynie i zakresie ograniczenia, o ile przekazanie jej nie narusza prawa ani bezpieczeństwa innych osób. Trwałe lub poważne naruszenie może stanowić podstawę rozwiązania umowy zgodnie z prawem. Zastrzeżenia do ograniczenia dostępu można zgłosić w trybie reklamacji.

Zmiana warunków i postanowienia końcowe

Zmiana regulaminu może wynikać ze zmiany prawa, wymagań bezpieczeństwa lub funkcji usługi. Administrator przekazuje informacje o treści zmiany, jej przyczynie i terminie wejścia w życie na adres konta z wyprzedzeniem umożliwiającym zapoznanie się z nią i rezygnację z odnowienia. Nowa cena lub ograniczenie planu nie zmienia warunków już opłaconego okresu bez zgody klienta, chyba że bezwzględnie obowiązujące przepisy wymagają inaczej.

Do umowy stosuje się prawo polskie z zachowaniem ochrony przyznanej użytkownikowi przez bezwzględnie obowiązujące przepisy. Przeznaczenie usługi dla firm nie wyłącza praw konsumenta ani osoby prowadzącej działalność, której przepisy przyznają ochronę konsumencką. Jeżeli takie prawa mają zastosowanie, warunki ich wykonania są przekazywane przed zamówieniem, a rozpoczęcie świadczenia przed upływem ustawowego terminu odstąpienia wymaga oświadczeń wymaganych prawem.

Pytania o umowę kieruj na [email protected]. Aktualne parametry planów zawiera cennik konwersji PDF na Excel, a mechanizmy kontroli dostępu opisuje bezpieczna konwersja PDF.